Le portail My Arkevia centralise vos bulletins de paie et vos documents RSi vous venez d’être embauché ou si vous n’avez pas encore activé votre accès, ce guide détaille étape par étape ce qu’il faut préparer, comment s’inscrire, les bonnes pratiques de sécurité et les solutions en cas de problème. L’objectif est de vous permettre d’accéder rapidement et en toute sécurité à vos bulletins, depuis un ordinateur ou une application mobile.
Ce qu’il faut préparer avant l’activation
Pour créer votre compte, le service RH doit vous fournir quelques éléments simples mais indispensables. Vérifiez votre courrier et vos emails d’embauche : les informations peuvent être envoyées par courrier postal ou par courriel. Rassemblez les éléments suivants avant de commencer :
- Le matricule ou identifiant employé communiqué par votre employeur.
- Le code secret ou code d’activation indiqué dans la lettre d’accueil ou l’email RH.
- Une adresse email valide (professionnelle ou personnelle selon la politique de l’entreprise) pour recevoir le lien de confirmation.
- Un numéro de téléphone si l’entreprise utilise la validation par SMS.
Étapes d’inscription et d’activation pas à pas
Une fois les éléments réunis, suivez ces étapes :
- Rendez-vous sur le portail My Arkevia et cliquez sur S’inscrire ou Activer mon compte.
- Entrez votre matricule et le code secret exactement tels qu’ils figurent dans la communication RH.
- Indiquez votre adresse email et, si demandé, votre numéro de téléphone.
- Recevez un email contenant un lien d’activation ; cliquez sur ce lien pour confirmer votre adresse.
- Choisissez un mot de passe sécurisé et mémorable, puis validez la création du compte.
- Si l’entreprise utilise une authentification forte, complétez la vérification par SMS ou application d’authentification.
Conseils lors du choix du mot de passe
Privilégiez un mot de passe unique pour My Arkevia, composé d’au moins 12 caractères, mélangeant lettres, chiffres et caractères spéciaux. Évitez les mots ou dates évidents liés à votre vie personnelle. Utilisez un gestionnaire de mots de passe si nécessaire pour générer et stocker vos identifiants en toute sécurité.
Comment consulter et télécharger vos bulletins
Après connexion, le tableau de bord affiche un onglet Bulletins de paie ou Documents. Les bulletins sont généralement disponibles au format PDPour consulter ou télécharger :
- Cliquez sur l’onglet Bulletins puis sélectionnez l’année ou le mois désiré.
- Ouvrez le bulletin pour le visualiser en ligne ou utilisez le bouton Télécharger pour enregistrer le fichier en local.
- Renommez le fichier avec un format clair, par exemple « 2025-01NomPrénombulletin.pdf » pour faciliter l’archivage.
Application mobile
La plupart des portails offrent une application mobile qui reprend les mêmes fonctions : consultation, téléchargement et notifications. Assurez-vous de télécharger l’application officielle et activez les notifications pour être informé de la mise à disposition de nouveaux bulletins.
Sécurité, confidentialité et conservation des documents
Les bulletins sont stockés de façon chiffrée sur les serveurs, avec des politiques d’archivage qui peuvent aller jusqu’à plusieurs dizaines d’années selon la réglementation et la politique interne (souvent 50 ans pour des raisons administratives). Quelques règles simples :
- Ne partagez jamais votre mot de passe ni votre code secret.
- Activez l’authentification à deux facteurs si disponible.
- Sauvegardez vos bulletins importants sur un disque externe ou dans un coffre numérique personnel chiffré.
- Supprimez l’accès sur les appareils publics après consultation en vous déconnectant.
Problèmes fréquents et solutions
Voici les situations les plus courantes et les actions recommandées :
| Problème | Action recommandée | Délai estimé |
|---|---|---|
| Mot de passe oublié | Utiliser le lien Mot de passe oublié, suivre la procédure d’envoi d’email ou SMS pour réinitialiser. | 2 à 10 minutes |
| Code d’activation non reçu | Vérifier les spams, contacter le service RH pour renvoi du code ou réinitialisation. | Quelques minutes à 48 heures selon traitement RH |
| SMS de validation non reçu | Confirmer le numéro communiqué au RH, demander un renvoi ou utiliser une autre méthode d’authentification. | Quelques minutes à 24 heures |
| Accès bloqué pour suspicion | Contacter le support technique avec votre matricule et une pièce d’identité si demandé. | 24 à 72 heures |
Contacts utiles et bonnes pratiques finales
Gardez en favori l’adresse du support technique et le contact RH de votre service. Lorsque vous contactez le support, indiquez toujours votre matricule, la nature du problème et, si demandé, une copie d’une pièce d’identité. Enfin, conservez une archive locale de vos bulletins importants et vérifiez régulièrement que vos coordonnées (email, téléphone) sont à jour dans votre profil pour éviter tout problème de réception.
En suivant ces étapes et bonnes pratiques, l’activation et la consultation de vos bulletins sur My Arkevia se font rapidement et en toute sécurité. N’hésitez pas à solliciter votre service RH pour toute question spécifique liée à votre dossier ou à la procédure d’activation.
