Selon des retours RH d’entreprises moyennes et grandes, environ 85 % des salariés reçoivent un lien d’activation par email pour accéder à eDoc. Ce lien reste l’entrée principale pour créer un compte et valider l’identité. Ce guide détaille les différentes méthodes d’activation (web et mobile), les paramètres à vérifier, les bonnes pratiques pour les services RH et les procédures de secours en cas de problème.
Comment fonctionne le lien d’invitation
L’employeur ou l’administrateur RH envoie un email d’invitation contenant un lien unique. Ce lien est généralement valide entre 24 et 72 heures selon la politique interne. À l’ouverture, il redirige vers une page sécurisée où l’utilisateur saisit son adresse email, crée un mot de passe conforme à la politique de sécurité et procède à une vérification (code par email ou SMS). Si le lien expire, l’administrateur RH peut renvoyer une invitation ou générer un nouvel accès via l’espace de gestion.
Activation pas à pas depuis le site web
- Ouvrez l’email d’invitation. Vérifiez le dossier spam si vous ne le trouvez pas et notez la date d’expiration.
- Cliquez sur le lien d’invitation. Vous arrivez sur la page d’inscription sécurisée.
- Saisissez votre adresse email (préremplie dans la plupart des cas) et créez un mot de passe conforme : minimum 8 caractères, une majuscule, un chiffre et idéalement un caractère spécial.
- Validez votre inscription en entrant le code reçu par email ou SMCertaines entreprises proposent une authentification forte via une application d’authentification ou une clé U2F.
- Complétez votre profil utilisateur si demandé (nom, prénom, rôle). Acceptez les mentions légales et la politique de confidentialité.
- Activez les options de sécurité disponibles (2FA, question secrète) pour renforcer la protection de votre compte.
Activation via l’application mobile
Téléchargez l’application eDoc depuis le store officiel (App Store pour iOS, Google Play pour Android). L’activation mobile peut se faire via le même lien d’invitation (ou via un code fourni par l’employeur). Lors de la première ouverture, l’application demande souvent des permissions :
- Notifications : pour recevoir des alertes sur les documents partagés ou les changements de statut.
- Accès au stockage : pour sauvegarder localement des justificatifs ou pièces jointes.
- Accès à l’appareil photo : si l’application permet de scanner ou téléverser des documents au format image.
Activez la biométrie (empreinte digitale, Face ID) ou un code PIN pour simplifier les connexions futures et réduire le risque d’oubli de mot de passe.
Paramètres techniques et recommandations
| Élément | Valeur courante | Remarque |
|---|---|---|
| Validité du lien d’invitation | 24–72 heures | Renvoi possible depuis l’espace RH si expiré |
| Politique mot de passe | Min 8 chars, majuscule, chiffre | Adapter selon le niveau de sécurité requis |
| Options 2FA | SMS, app d’authentification, U2F | Préférer app/U2F pour sécurité accrue |
| Chiffrement | TLS pour transit, AES pour stockage | Indispensable pour conformité RGPD/CNIL |
Procédure de récupération et réinitialisation
En cas d’oubli du mot de passe, utilisez la fonction « mot de passe oublié » pour recevoir un lien ou un code à usage unique. Ce lien/code expire rapidement pour limiter les risques. Si vous n’accédez pas à l’email ou au numéro de téléphone référencés, contactez le service RH pour une vérification manuelle. Les documents acceptés pour vérification sont généralement : pièce d’identité récente, dernier bulletin de salaire ou tout document prouvant l’appartenance à l’entreprise.
Pour les équipes RH : gestion des accès et onboarding massif
Les administrateurs RH disposent d’un tableau de bord pour envoyer des invitations individuelles, renvoyer des liens expirés et suivre le taux d’activation. Pour l’onboarding massif, utilisez l’import CSV ou l’API d’intégration afin de créer des comptes en lot. Préparez un pack d’accueil numérique : tutoriel vidéo court, guide PDF, FAQ activation et checklists. Ces ressources réduisent les appels au support et accélèrent le déploiement.
Sécurité, conformité et preuves pour la direction
Présentez aux décideurs les éléments suivants pour rassurer : chiffrement TLS pour les échanges, chiffrement AES pour le stockage, journaux d’audit détaillés et politique de conservation des logs. Documentez la conformité RGPD (bases légales, durée de conservation, DPO) et les mesures techniques et organisationnelles. Recommandez l’usage d’authentification forte (app d’authentification ou clé U2F) pour les comptes à privilèges.
Bonnes pratiques pour les utilisateurs
- Activez la biométrie et les notifications pour une expérience fluide.
- Vérifiez le dossier spam pour les emails d’invitation et ajoutez l’expéditeur aux contacts approuvés.
- Conservez une preuve de votre invitation (capture d’écran) si vous devez contacter le support.
- Changez votre mot de passe périodiquement et n’utilisez pas le même mot de passe pour plusieurs services.
Préparez vos campagnes d’onboarding en amont : établissez des guides simples, activez les options de sécurité recommandées et formez l’équipe support RH pour gérer les cas d’exception. Une documentation claire et des processus standardisés réduisent significativement les incidents d’accès et améliorent l’adoption. Pour l’installation mobile, orientez les collaborateurs vers le store officiel et fournissez une courte vidéo montrant l’activation et l’activation de la biométrie.
