Organiser une réunion professionnelle de type, séminaire, conférence, atelier ou colloque peut être complexe. Vous devez considérer plusieurs éléments afin qu’elle soit pertinente et efficace. Pour vous aider, voici quelques éléments clés que vous pouvez considérer pour bien organiser vos réunions.
5 éléments à bien considérer pour réussir sa réunion professionnelle
La réussite d’une réunion se base sur une bonne organisation. Si vous avez considéré tous les éléments clé, elle doit en principe se dérouler dans les meilleures conditions et devrait avoir un impact positif.
Choisir le lieu idéal
Le lieu sera le premier point à fixer. Choisissez un lieu productif qui motivera les participants, vous pouvez cliquer pour découvrir des lieux inédits. Plutôt qu’une salle banale, il existe aujourd’hui plusieurs espaces plus enrichissants et plus stimulants. Choisissez un endroit qui sort du cadre professionnel habituel. Vous pouvez par exemple réaliser votre réunion dans un espace extérieur zen ou encore sur une péniche. Ce type d’environnement permettra de mieux capter l’attention des participants.
Définir les bons jours et les bonnes heures
Définir les bons jours et les bonnes heures est nécessaire pour assurer la présence de tous et leur implication. Vérifiez les disponibilités de tous les participants et trouver la date la plus adéquate. Prenez également compte des éléments suivants :
- privilégiez un jour en milieu de semaine ;
- préférez des horaires de bureau entre 10h et 12h et 14h à 16h ;
- prévoir une réunion de 2 à 3 heures maximum ;
- limitez les réunions à une par mois.
Prévoyez un programme clair et structuré
Pour établir le programme de votre réunion professionnelle, vous devez vous baser sur les objectifs de celle-ci. En se basant sur les objectifs, vous pouvez mieux déterminer le programme à mettre en place. Celui-ci peut être structuré de nombreuses manières en fonction du type de réunion. Une réunion professionnelle peut comprendre des séances de présentation, des interventions, des échanges, des débats, des séances de brainstorming, des formations, des séances de vote, des séances de loisirs, bref autant d’éléments nécessaires pour assurer une réunion productive.
Bien préparer la logistique et la technique
Pour que votre réunion se déroule sans encombre et qu’elle ait un aspect professionnel, prévoyez tout le matériel nécessaire. Le transport, la connexion, le matériel audiovisuel, les supports, les fournitures de bureau, les collations sont par exemple des éléments que vous ne devez pas oublier.
Remercier et évaluer la réunion
N’oubliez pas de remercier les participants pour clore sur une note positive. Vous pouvez leur offrir un petit souvenir pour leur présence, n’oubliez pas de leur demander un retour sur la réunion.
